david allen over holacracy meetings

David Allen over Holacracy Meetings

David Allen is werelwijd bekend als de auteur van de bestseller Getting Things Done (GTD). GTD is een van de meestgebruikte methodes om zo effectief mogelijk alle TO-Do’s in je leven en werk te structureren. In dit eerste interview spreken we David Allen over Holacracy meetings.

The David Allen Company werkt met Holacracy1Holacracy (of Holacratie) is een besturingsmodel voor organisaties. Het model neemt afstand van traditioneel top-down management en distribueert autoriteit over alle medewerkers in de organisatie. Er wordt in holacratische organisaties gewerkt in een organische, platte structuur van ‘cirkels’ (teams). Hierin vervult iedereen zijn eigen unieke ‘rollen’ met duidelijke gedefinieerde verantwoordelijkheden. (Bron: wikipedia.), een vernieuwende manier om je organisatie vorm te geven. Een van de opvallende kenmerken van holacracy is de extreem gestructureerde manier van vergaderen.

Dat was voor ons een goede reden om David een paar vergadervragen te stellen. We spraken hem op vergaderlocatie De Verdieping in Rotterdam. In dit verhaal het eerste deel van ons gesprek.

Bekijk de film van het interview, of lees de samenvatting van het gesprek hieronder.

Hoe zit een standaardvergadering eruit bij de David Allen Company?

“We werken nu zo’n 4 jaar met Holacracy. Daarom zijn de meeste van onze vergaderingen daarop gebaseerd.

We hebben drie soorten standaardvergaderingen:

  • Governance meetings: hierin worden rollen gemaakt of veranderd, of we passen de rolvereisten aan.
  • Tactical meetings: deze meetings zijn er om werk te bespreken en om vastgelopen zaken weer in beweging te krijgen.
  • Strategy meetings: deze bijeenkomsten zorgen ervoor dat we met het hele bedrijf de goede kant opgaan.

Verder hebben we wel gewoon ad-hocbesprekingen, die er vooral zijn om ons werk gedaan te krijgen. Die horen niet per se bij het holacracy-format; als je met een paar mensen aan een project werkt, dan kom je gewoon bij elkaar om het te regelen.”

Wat is het verschil tussen holacracy meetings en klassieke vergaderingen zoals jullie ze eerder hadden?

“Als je naar een holacracy meeting bij de David Allen Company kijkt, dan ziet het er vooral gewoon uit als een soepel lopende vergadering.

Holacracy is dus vooral een goede basis voor effectieve vergaderingen. Groot verschil met klassieke vergaderingen is dat holacracy vergaderingen gebaseerd zijn op tensions2In Holacracy we use the word Tension simply to describe a person’s felt sense that there is a gap between the current reality and a potential future. Although the word 'tension' may have a negative connotation in common usage, Holacracy's use of the term is neutral. The tension itself is the raw felt sense of dissonance, before we label it as 'negative' or 'positive'. (Bron: Holacracy Wiki). Die tensions vormen de agenda voor de vergadering.

De holacracy vergaderingen zijn niet alleen efficienter dan de vorige vergaderingen, maar ze voorkomen dat mensen zich niet gehoord voelen binnen de organisatie. Het geeft, zonder zweverig te zijn, mensen op een heel concrete manier de kans om zich uit te spreken.

In plaats van alle besluiten op de vijf ‘belangrijke’ mensen in het bedrijf aan te laten komen, is nu iedereen in de organisatie betrokken bij die gesprekken.”


Ontvang een update als deel II van dit interview online komt.


We gaan zorgvuldig met je gegevens om en verstrekken ze nooit aan derden.

Hoe dicht komen die vergaderingen in de buurt van een ‘perfecte’ vergadering?

“Je weet niet wat perfect betekent als je niet weet wat je wil bereiken. Als je de strategische richting van je bedrijf wil bepalen, dan is een strategy meeting prima.

Als je vergadering over de status van projecten gaat en of over het in beweging krijgen van vastgelopen zaken, dan is een tactical meeting de beste vergadering die ik ken.”

Wat zou je nog aan jullie holacracy vergaderingen wil verbeteren?

“Er zijn altijd mensen bij betrokken persoonlijkheden betrokken. Mensen willen bijvoorbeeld de gevoelens van anderen niet kwetsen. Of ze kijken tegen anderen op vanwege hun ervaring of functie. Zo iemand willen ze dan niet voor het hoofd stoten.

Ik denk dat het uiteindelijk aankomt op het voorkomen van de verwarring tussen de persoon en de rol. Als je kunt communiceren vanuit de rol die je inneemt, dan wordt de communciatie heel volwassen.

Dat is altijd een ontwikkelpunt: zorgen dat mensen weten vanuit welke rol ze communiceren en welk doel er bij die rol hoort. Zo voorkom je dat persoonlijkheden in de weg komen te zitten.”

Volgende maand kun je deel II van dit interview lezen en bekijken op onze site. Zeker weten dat je niets mist? Schrijf je hieronder in voor onze spam-vrije, maandelijkse updates.

Onlangs verscheen er een nieuwe druk van Davids boek Getting Things Done.

Notes:
  1. Holacracy (of Holacratie) is een besturingsmodel voor organisaties. Het model neemt afstand van traditioneel top-down management en distribueert autoriteit over alle medewerkers in de organisatie. Er wordt in holacratische organisaties gewerkt in een organische, platte structuur van ‘cirkels’ (teams). Hierin vervult iedereen zijn eigen unieke ‘rollen’ met duidelijke gedefinieerde verantwoordelijkheden. (Bron: wikipedia.)
  2. In Holacracy we use the word Tension simply to describe a person’s felt sense that there is a gap between the current reality and a potential future. Although the word 'tension' may have a negative connotation in common usage, Holacracy's use of the term is neutral. The tension itself is the raw felt sense of dissonance, before we label it as 'negative' or 'positive'. (Bron: Holacracy Wiki)