vergadering ingrijpend verbeteren

Hoe deze analisten hun vergadering ingrijpend verbeteren

De afdeling Hematologie1Hematologie is het specialisme dat zich bezighoudt met de ziekten van het bloed, beenmerg en lymfeklieren. van het Erasmus MC in Rotterdam heeft met behulp van de Lean-filosofie2Lean manufacturing of lean production is een managementfilosofie die erop gericht is om maximale waarde voor de klant te realiseren met zo min mogelijk verspillingen. De methode is afkomstig van de Japanse autofabrikant Toyota waar men zich baseerde op de gedachten van Henry Ford en de scientific management school.en de medicijnen uit het boek van Vergaderverkalking de kwaliteit van hun vergadering aangepakt. En niet zonder resultaat.

In deze aflevering van Vergadervragen spreken we met het hoofd van het labaratorium Kirsten van Lom, en met analisten Wil van der Linden en Rianne Verzijl over de manier waarop ze de vergaderkwaliteit hebben verbeterd en over hoe de lean-werkwijze helpt om stap voor stap de afdeling te verbeteren.

Bekijk de video hieronder. Heb je geen gelegenheid om de video te bekijken? Lees dan hieronder onze samenvatting.

Vergadering ingrijpend verbeteren

Het maandelijkse werkoverleg van het labaratorium Hematologie verliep niet optimaal. Er werd ruim de tijd genomen om onderwerpen te bespreken en de effectiviteit liet wel wat te wensen over. Tijd om de vergadering te verbeteren.

Als eerste werd de rondvraag afgeschaft, helemaal volgens de filosofie van Medicijn 9 uit Vergaderverkalking. Dat leverde de eerste kostbare tijd op.

Het liefst wilden ze het hele werkoverleg afschaffen, maar dat bleek in de praktijk niet haalbaar. Kirsten van Lom: “Het is toch goed om een keer per maand met z’n allen bij elkaar te komen en even goed met elkaar te praten.”

Elke dag Lean overleggen

Ondertussen waren analisten Wil van der Linden en Rianne Verzijl gestart met het invoeren van de lean-werkwijze.

Een van de belangrijkste – en meest zichtbare – werkwijze is het zogenaamde WALITA-bord3WALITA is de afkorting voor: Waar Loop Ik Tegen Aan? Op het bord worden alle ideeën, frustraties en problemen beschreven, en ook direct voorzien van suggesties om het op te lossen..

Aan het begin van elke werkdag wordt er een staand overleg gehouden bij dit bord. Tijdens dit overleg worden praktische problemen, vragen en ideeën besproken en direct verwerkt.

Door het afschaffen van de rondvraag in het werkoverleg zijn vaste onderwerpen, zoals kwaliteitscontroles of doorlooptijden, verplaatst naar de dagstart. Daardoor is het werkoverleg sterk verkort en worden onderwerpen direct besproken.

De dagstart vindt plaats zonder voorzitter. Omdat iedereen er ook nog eens bij staat4Staand vergaderen is een van de vitamines die we aanraden in ons boek Vergaderverkalking. Het is niet allen gezonder dan zitten, de productiviteit verbetert er ook door. is de betrokkenheid groter en hebben mensen meer inbreng dan voorheen bij de ‘klassieke’ werkoverleggen.

Helemaal mooi: tijd die wordt bespaard wordt nu ingezet om aan onderlinge educatie te doen.

Veranderen door te verbeteren

Door steeds, beetje bij beetje, stapje voor stapje nieuwe ideeën uit te proberen en in te voeren verlopen veranderingen heel natuurlijk. Veranderen door te verbeteren.

Van Lom: “Het leuke is dat er ruimte in ons hoofd ontstaat om te veranderen. Veranderen is niet meer eng. En als het echt niet werkt draaien we het terug. Het gemak waarmee mensen nu aanpassen vind ik een groot voordeel. Het is geen starre organisatie meer binnen ons team.”

 

Notes:
  1. Hematologie is het specialisme dat zich bezighoudt met de ziekten van het bloed, beenmerg en lymfeklieren.
  2. Lean manufacturing of lean production is een managementfilosofie die erop gericht is om maximale waarde voor de klant te realiseren met zo min mogelijk verspillingen. De methode is afkomstig van de Japanse autofabrikant Toyota waar men zich baseerde op de gedachten van Henry Ford en de scientific management school.
  3. WALITA is de afkorting voor: Waar Loop Ik Tegen Aan? Op het bord worden alle ideeën, frustraties en problemen beschreven, en ook direct voorzien van suggesties om het op te lossen.
  4. Staand vergaderen is een van de vitamines die we aanraden in ons boek Vergaderverkalking. Het is niet allen gezonder dan zitten, de productiviteit verbetert er ook door.