Goed, je hebt een boek geschreven over vergaderen en je hebt heel wat vergaderingen van dichtbij gezien. We hebben een effectieve vergaderaanpak ontwikkeld. Maar dat wil niet zeggen dat we nu alles weten en klaar zijn.

Daarom kijk ik in deze serie in de keuken bij bedrijven die op de een of andere manier succesvol, origineel of opvallend bezig zijn. Want: bedrijven die succesvol zijn, moeten wel goed vergaderen. Deze week ben ik op de koffie bij Springest.

Bekijk hier de drie vergadervragen die ik stelde aan Ruben Timmerman, founder en Chief User Experience van Springest.

Hoe vergaderen ze bij Springest?

Springest wil de Amazon van het leren worden. En daar zijn ze goed mee bezig, want ze groeien als kool. En dat doen ze niet zomaar. Springest is regelmatig in de pers geweest omdat ze als eerste bedrijf in Nederland helemaal werken vanuit Holacracy.

“Holacratie is een besturingsmodel voor organisaties. Het model neemt afstand van traditioneel top-down management en distribueert autoriteit over alle medewerkers in de organisatie. (Bron: Wikipedia)”

Hoe ziet een Springest vergadering eruit?

Ik heb heel wat vergaderingen meegemaakt, maar zelden zo’n übereffectieve bijeenkomst gezien als deze tactical meeting.

Het geheim?

Volgens Ruben Timmerman (en eigenlijk ook volgens mij) ligt de kracht bij de duidelijke spelregels. Spelregels waar iedereen zich aan houdt, die bij iedereen bekend zijn. De voorzitter (of hier: facilitator) kapt mensen af als ze niet duidelijk zijn of als ze of-topic gaan. Vindt niet iedereen altijd leuk, maar het werkt effectief.

De spelregels zijn zichtbaar aanwezig: ze hangen op het bord in de hoek en liggen op tafel.

Alles in de taskmanager

Ook opvallend: de agenda voor de meeting staat niet op papier, maar is volledig geïntegreerd in Asana, een task- en project manager. Alle vragen die tijdens de vergadering naar boven komen worden meteen als to-do in Asana gezet en later in de vergadering weer afgehandeld.

Aan het eind van de meeting zijn alle besluiten genomen, alle vragen opgehelderd en alle to-do listen van aanwezigen direct bijgewerkt in de taskmanager. Iedereen weet wat er moet gebeuren en er is overzicht.

Er is geen klassieke rondvraag (gelukkig!), er is wel een check-out. Iedereen geeft aan hoe de vergadering is ervaren, wat er goed ging en beter kan. Er ontstaat instant feedback op het vergaderproces. Een afsluiting volgens het boekje.

Effectieve vergaderen = succesvolle organisatie

Natuurlijk gaat succes ook over visie, samenwerken, relaties en een goed product. Hier, in de vergadering van Springest, zag ik dat al die lijntjes bij elkaar komen en dat hier zeker geldt: door effectieve vergaderingen krijg je een effectieve en succesvolle organisatie.

Vraag voor jou:

Werk je zelf in een organisatie, of ken je er een, waar de vergaderingen op z’n minst indrukwekkend te noemen zijn? Laat het me even weten (jaapwillem[at]vergaderverkalking[punt]nl of @jaapmol), ik kom graag een keer langs voor inspiratie en koffie!