holacracy meeting

Wat je kunt leren van deze fantastische holacracy meeting

Het is ons gelukt!

We hebben de meest effectieve vergadering die we ooit hebben gezien vastgelegd op video. Op 5 mei schoven we met onze camera’s en verrekijkers aan voor eenHolacracy-safari bij Springest in Amsterdam.

Of je nu fan bent van holacracy1Holacratie is een besturingsmodel voor organisaties. Het model neemt afstand van traditioneel top-down management en distribueert autoriteit over alle medewerkers in de organisatie. Er wordt in holacratische organisaties gewerkt in een organische, platte structuur van ‘cirkels’ (teams). Hierin vervult iedereen zijn eigen unieke ‘rollen’ met duidelijke gedefinieerde verantwoordelijkheden. of niet: er zijn 3 lessen uit deze vergadering te trekken die van het allergrootste belang zijn om elke vergadering effectiever te maken.

Bekijk de holacracy meeting hieronder. Het is een opname van een zogenaamde Tactical Meeting2Tactical Meetings are focused on the operational work of the Circle. Their purpose is to triage issues that have come up during the week and remove obstacles so that the work can move forward. Each circle conducts tactical meetings; they occur roughly weekly and are scheduled by the circle’s Secretary. (Bron: de website van Holacracy, zie de link onderaan deze pagina) die standaard altijd 45 minuten duurt. We hebben er 15 minuten uitgeknipt en voorzien van uitleg.

 Les 1: Bepaal samen de spelregels

Om een effectieve vergadering te houden moet het extreem duidelijk zijn hoe zo’n vergadering er dan uitziet. Je kunt wel effectief willen vergaderen, maar als je niet afspreekt hoe je dat gaat doen, dan gebeurt er niets.

Dat hebben ze bij Springest tot in detail gedaan. Met behulp van de vergaderregels van Holacracy staat elke fase van de vergadering vast. Sommige zinnen van de Facilitator3De rol van facilitator is vergelijkbaar met die van voorzitter in klassieke vergaderingen. Groot verschil is wel dat de facilitatorrol tot in de puntjes is vastgelegd. Zo is er een 'script' waarin staat hoe hij bepaalde vragen aanpakt of hoe besluiten worden genomen.zijn zelfs scripted: alles is van tevoren duidelijk.

Er is geen ruimte voor gezellig geklets (al wordt er gelukkig wel gelachen :-)), dat kan na de vergadering bij de koffie.

Wordt er van de spelregels afgeweken? Dan wordt iemand daarop aangesproken. Afspraak is afspraak want de regels zijn immers duidelijk.

Zonder die regels blijft er ruimte over voor eigen interpretatie, en dat is killing voor de effectiviteit.

Les 2: Bereik je vergaderdoel met de juiste middelen

Het ultieme vergaderdoel bij Springest is:

  • zorgen dat alle aanwezigen weten wat er speelt in het bedrijf
  • zorgen dat elk knelpunt dat wordt ervaren aan de orde komt
  • samen beslissen wat er nodig is om dit op te lossen of om Springest nog beter te laten presteren.

Bijzonder aan een holacracyvergadering is dat er van tevoren geen agenda wordt opgesteld. Die wordt ter plekke samengesteld op basis van zogenaamde tensions: spanningen die door deelnemers in de praktijk worden ervaren en waar een actie voor nodig is om die op te lossen of weg te nemen.

Vergaderen zonder agenda wil niet zeggen dat er willekeurig een onderwerp wordt beetgepakt en uitgepraat.

Springest gebruikt de tool Asana als leidraad voor alle onderwerpen die besproken worden. Alle projecten in het bedrijf zijn zichtbaar en worden kort toegelicht. Alles is gericht op het creëren van zogenaamde Next Actions (ontleend aan het boek Getting Things Done van David Allen).

Elke Next Action wordt direct in Asana gezet en toegewezen aan de uitvoerder ervan. (Bekijk hoe dat eruit ziet bij 4:28 in het filmpje).

Les 3: Evalueer het proces

Aan het eind van de meeting wordt er kort geëvalueerd over de kwaliteit van de vergadering. Iedereen geeft aan hoe de vergadering is ervaren.

Dan krijg je reacties zoals:

“Ik had het gevoel dat we in het begin een beetje last hadden van de camera’s en dat er daarom wat timide werd vergaderd. Gelukkig ging dat later beter en was het een prima vergadering”

“Ik heb de tension dat ik vooral status updates meedeel in plaats van veranderingen. Daar moet ik volgende keer beter op letten.”

“Ik mis dat we nu niet altijd iets meer kunnen vragen, maar dat het meteen een next-action moet worden. Soms heb ik gewoon behoefte aan wat uitleg bij een punt. Al denk ik wel dat deze manier van werken goed is voor het vergaderproces.”

Oftewel: evalueren is de enige manier om je vergadering op topniveau te houden. En om volledig te zijn: bij elke evaluatie hoort zonodig een next action om de spelregels bij te schaven.

Ga zelf aan de slag (en je hoeft niet meteen een holacracy meeting te houden :-))

Ga zelf aan de slag met deze lessen en maak je vergadering net zo effectief als bij Springest. Dat kan door Holacracy als methode te implementeren, maar ook door stap voor stap waardevolle elementen eruit toe te passen.

Wij zijn er heilig van overtuigd dat ieder team effectiever kan vergaderen dan ooit voor mogelijk is gehouden.

Dit zijn de 3 lessen die wij eruit halen. Welke lessen trek jij uit deze vergadering? Wat valt je op en mis je nog iets? Laat je reactie hieronder achter.


 

Notes:
  1. Holacratie is een besturingsmodel voor organisaties. Het model neemt afstand van traditioneel top-down management en distribueert autoriteit over alle medewerkers in de organisatie. Er wordt in holacratische organisaties gewerkt in een organische, platte structuur van ‘cirkels’ (teams). Hierin vervult iedereen zijn eigen unieke ‘rollen’ met duidelijke gedefinieerde verantwoordelijkheden.
  2. Tactical Meetings are focused on the operational work of the Circle. Their purpose is to triage issues that have come up during the week and remove obstacles so that the work can move forward. Each circle conducts tactical meetings; they occur roughly weekly and are scheduled by the circle’s Secretary. (Bron: de website van Holacracy, zie de link onderaan deze pagina)
  3. De rol van facilitator is vergelijkbaar met die van voorzitter in klassieke vergaderingen. Groot verschil is wel dat de facilitatorrol tot in de puntjes is vastgelegd. Zo is er een 'script' waarin staat hoe hij bepaalde vragen aanpakt of hoe besluiten worden genomen.