Goede voornemens: in 3 stappen beter vergaderen

We kunnen natuurlijk wel leuk schrijven over beter vergaderen (toevallig hebben we daar een heel boek over geschreven), maar hoe ga je dat nu in de praktijk brengen? Hoe ga je daadwerkelijk samen met je team effectief vergaderen?

Aan het begin van een nieuw jaar kun je mooi even resetten. Kijken wat je dit jaar anders wil doen, daarvoor is een nieuw jaar een prima reflectiemoment.

En als we dan toch reflecteren, laten we het dan eens over vergaderen hebben. (Da’s beroepsdeformatie van onze kant.. :-))

Je kunt wel zeggen: we gaan dit jaar beter vergaderen, maar daar schiet je weinig mee op. Want wat is ‘beter’? Wat moet er dan veranderen en wat ging er dan niet goed in het afgelopen jaar?

Oftewel: om een goed voornemen te laten slagen moet je weten wat er eerder niet goed ging. En je moet je voornemen concreet maken.

Daarom hier: 3 stappen om je vergadervoornemen te laten slagen.

 

Ze lijken misschien wat simplistisch, maar door het zo eenvoudig te houden heb je tenminste kans van slagen. Wij mensen zijn al slecht in het aanpassen van ons gedrag, en helemaal in het aanpassen van complex gedrag.

Bovendien: een klein succes is ook een succes.

1. Kies 1 punt dat vorig jaar niet zo goed ging.

Houd het simpel en kies maar 1 punt. Het hoeft niet groots, idealistisch en meeslepend te zijn.

Niet: ‘alle vergaderingen waren slecht’. Wel bijvoorbeeld: ‘niet iedereen was op tijd, dus begonnen we elke vergadering te laat’, of: ‘de agenda wordt te laat verstuurd’.

Je kunt dit punt natuurlijk zelf kiezen, maar nog effectiever is om er een met je team te selecteren. (Daar moet je natuurlijk niet over vergaderen, dat kan gewoon met een mailtje of vragenlijst. Kost 10 seconden per deelnemer).

2. Beschrijf concreet welk nieuw gedrag je dit jaar gaat vertonen

Met de nadruk op concreet. Spreek met elkaar af hoe je het in de nieuwe situatie wil hebben en welk gedrag daarbij hoort. Waar zie je aan dat er nieuw gedrag wordt vertoond?

Dus bijvoorbeeld: ‘op het moment dat we beginnen zit iedereen met koffie en al aan tafel’. Of: ‘de agenda van de vergadering wordt minimaal 3 dagen van tevoren door Wilbert gemaild’.

3. Plan 3 evaluatiemomenten in je agenda

Plan bijvoorbeeld een evaluatiemoment voor de volgende vergadering, een voor de vergadering over een maand en een over 2 maanden. Monitoren is essentieel om nieuw gedrag in te laten slijten (met een mooi woord: consolideren).

Zelfs de meest simpele dingen zullen niet in 1 keer goed gaan, maar dat is niet erg. Zo werkt het nu eenmaal. Door stelselmatig te evalueren kun je daar op sturen.

Simpel is goed

Zulke kleine gedragsveranderingen zijn niet echt een big deal, ze lijken misschien bijna té simpel. Maar daar zit ‘m juist de kracht: door elke twee maanden een basic gedragsverandering door te voeren heb je aan het eind van het nieuwe jaar toch heel wat veranderd.

En dan heb je meer bereikt dan als je in 1 keer een grote verandering door zou voeren.

Succes dit jaar, maak er wat moois van!

Te veel dingen die je wil veranderen?

Als je teveel dingen hebt die je wilt verbeteren in je vergadering kan het prettig zijn om er even iemand van buitenaf bij te halen. Iemand die niet blind is voor ingesleten patronen.

Iemand die helpt om de boel weer even op scherp te zetten en heldere spelregels af te spreken.

Wij doen dat graag voor je.

Voor alle teams waar vergaderingen zijn veranderd in trage, ineffectieve, frustrerende bijeenkomsten hebben we onze spelregelsessie ontwikkeld.

Samen met jullie bepalen we wat jullie belangrijk vinden aan een vergadering. Daar maken we afspraken over en zetten het vervolgens om in een concreet en haalbaar plan van aanpak.

Kort, krachtig en effectief.

Hier lees je meer over de spelregelsessie. Je kunt altijd even bellen of mailen om je wensen te bespreken of gewoon om kennis te maken.