Een beetje hippe familie heeft een familiegroep in WhatsApp. Daar worden grappige plaatjes gedeeld, mensen (iets te) makkelijk gefeliciteerd en de updates over opa, oma, tante Lien, ome Cor of de rapporten van de kleinkinderen gedeeld.vergadering

Hoe ver we ook bij elkaar vandaan wonen: we zijn over het algemeen goed en snel op de hoogte.

Zo slim als we in ons privé-leven communiceren, zo omslachtig doen we het over het algemeen in een professionele omgeving. Daar wisselen we geen updates uit via alle slimme manieren die beschikbaar zijn, maar gaan we bij elkaar zitten in bijvoorbeeld een wekelijkse meeting waar de leidinggevende de mededelingen van de organisatie voorleest.

Voor iedereen die regelmatig de mededelingen netjes uitzit hebben we goed nieuws:

Vanaf nu hoeven mededelingen nooit meer in een vergadering.

Daar zijn twee redenen voor.

1. Het is een oude gewoonte die niet meer relevant is;
2. Het kan dus veel slimmer.

De mededelingen in een vergadering komen uit de tijd dat een vergadering nog hét moment was om mededelingen uit te wisselen. Dat was de tijd dat up-to-date-zijn niet zo vanzelfsprekend was als nu: de tijd van Post, Telefoon, Telegram. Toen was de beste manier om een grote groep mensen te informeren: een bijeenkomst.

Soms denken we dat dat nog steeds zo is. Informeren tijdens een vergadering is zo’n ingesleten gewoonte geworden dat we er vrijwel niet over nadenken en de mededelingen week na week weer op de agenda zetten.

Vanzelfsprekend is dat nu vrijwel niet meer nodig. Het kan dus veel slimmer.

Waar is een vergadering dan voor bedoeld?

Een vergadering is perfect om een besluit te nemen, te discussiëren, te brainstormen en rekenkracht van alle verschillende hersenen te bundelen. Dat werkt gewoon beter als je bij elkaar zit en direct op elkaar kunt reageren. Voor die dingen is het het prettigst als je andere mensen kunt zien, de energie kunt voelen en direct kunt reageren of doorvragen. Bij een vergadering zit je voor de interactie.

Maar een mededeling is niet meer dan informatie die van punt A naar punt B wordt verplaatst, vaak alleen maar ter kennisgeving. En dat kan op andere manieren.

Ik weet van teams die met WhatsApp of mail werken voor korte communicatielijntjes, maar dat is niet optimaal wat ons betreft.

Enter: Slack.

Hoe Slack je kan helpen om informatie te delen

Slack is een soort zakelijke messenger, waarin je binnen je bedrijf, binnen je eigen team, werkgroep, subteam of collegaclubje een channel kunt aanmaken waarmee je bestanden kunt uitwisselen, daarop kunt reageren en die bestanden eindeloos kunt doorzoeken. Een soort WhatsApp, maar dan een die werkt op alle apparaten en veel beter te organiseren is.

Slack is wat ons betreft een perfecte app om vergadermededelingen op te vangen. De voordelen boven een nieuwsbrief of mailtje zijn onder andere dat het een stuk sneller werkt, dat de bestanden veel en veel beter te managen zijn en dat je niet met meerdere mensen¹..en alle tientallen cc’tjes van dien. heen en weer hoeft te mailen.

Let wel: Slack is geen heilige graal, maar uiteindelijk ook niet meer dan een middel om informatie te verplaatsen. Voordat je met dit soort tools gaat werken is het dan ook aan te raden om met elkaar te bespreken waarom je het nodig hebt, wat je ermee wil doen en hoe je het gaat gebruiken. Anders zit je met z’n allen weer tijd te besteden aan een app in plaats van een vergadering en verandert er niet veel.

Dus, samengevat:

1. Mededelingen hoeven nooit meer in een vergadering
2. Bespreek met elkaar wat voor informatie je überhaupt nodig hebt om te kunnen functioneren
3. Bespreek hoe je die communicatie het best kan vormgeven
4. Gebruik slimme apps²zoals Slack of vergaderapps als Minute, iBabs of Petear om veel vergadertijd te besparen en mensen van de juiste informatie te voorzien.

Vind je het lastig om zelf aan de gang te gaan met apps zoals Slack, of om het gesprek met je team op gang te brengen over vergaderingen of communiceren met slimme apps? Vul het formuliertje hieronder in en we maken graag een afspraak met je om je hierbij te begeleiden.

---