Notuleren in Word is hopeloos ouderwets

Laten we beginnen met een indianenverhaal. In een gemiddeld indianendorp zat de raad van oudsten ’s avonds met een bizonbout in de ene, en een pijp in de andere hand in de tipi te overleggen en besluiten te nemen over de toekomst van de stam. Zoiets stel ik me voor tenminste. En ik stel me ook voor dat alle wijsheden en gebruiken uit de stam van generatie op generatie werden doorgegeven. Dat was de tijd van het gesproken Word. Notuleren in Word is hopeloos ouderwets.
Hoewel we onze bizons vacuum voorverpakt bij de supermarkt halen en roken niet zo vaak meer in groepsverband gebeurt, is het samenzitten nog steeds een goed gebruik. En dat gebruik lijkt ook wel van generatie op generatie te worden doorgegeven.

Want wat zien we: of we nu bij een vergadering met oude of jonge mensen zitten, of iedereen nu een smartphone, laptop of tablet heeft, de vorm van de vergadering en de inefficiënte manier van verwerken wordt nog altijd keurig van oud naar jong doorgegeven. En er is één oud gebruik dat al jaren gedachteloos wordt geknipt en geplakt. Sinds de invoering van WordPerfect en Microsoft Word worden de notulen van vrijwel elke vergadering netjes ingeklopt in een documentje.

Vormen van Notuleren-In-Word

Het notuleren in Word kan verschillende vormen aannemen. Hieronder hebben we de meestvoorkomende varianten opgeschreven.

  1. Er wordt woord voor woord uitgetypt wat er wordt besproken.
  2. Er worden aantekeningen gemaakt op papier achteraf in Word uitgewerkt.
  3. Er wordt een samenvatting gemaakt van de actiepunten en besluiten.

Na de vergadering moeten die notulen natuurlijk verwerkt worden. Dan  gebeurt het volgende:

  1. Iedereen krijgt een Word-documentje in de mail met de notulen.
  2. Er wordt een printje gemaakt en in de postvakken gelegd (gebeurt echt!)
  3. Er wordt heel handig en modern een gedeelde map op de server, in Dropbox of Google Drive gemaakt waar alle Word-bestandjes met notulen worden opgeslagen zodat iedereen erbij kan.

De Grote Vergissing

Maar er wordt een grote vergissing gemaakt bij deze manier van werken. Er wordt van generatie op generatie een werkwijze doorgegeven waarvan niemand echt weet waarom dat gebeurt, maar waarvan iedereen aanneemt dat het nou eenmaal zo heurt.

Word is bedoeld om verhalen te typen. Om rapporten in te rammen. Om voorstellen vorm te geven. Om een sollicitatiebrief in te smeden.

En wat is nu de grote vergissing?

Word is níet, nooit en te nimmer bedoeld om als projectmanagementtool te gebruiken.

Word daarvoor gebruiken is hopeloos ouderwets.

Want hoe werkt dat in de praktijk?

Als je je notulen in Word maakt, en die notulen bevat actiepunten, dan creëer je feitelijk de volgende actielijst. Een actielijst die al vijf acties nodig heeft om uitgevoerd te kunnen worden.

Screen Shot 2016-01-21 at 10.38.27

Hoe dan wel?

Maar als Word niet bedoeld is voor het uitwerken van actiepunten en opmerkingen, hoe ga je dan om met het werk dat uit een vergadering voortkomt?

Maak in het hele vergaderproces onderscheid tussen Actiepunten1Alles wat aan iemand kan worden toegewezen en moet worden uitgevoerd. en Verantwoordingsmiddelen2Alles wat officieel moet worden opgeslagen, zoals besluiten van een bestuur, begrotingen of beleid..

  1. Actiepunten verwerk je in gezamenlijke To-Do-Software of managementtool.
  2. Verantwoordingsmiddelen mogen eventueel in Word. Want sommige vergaderingen vragen nu eenmaal om officiële verslagen.

Door actiepunten niet meer in notulen te verstoppen, maar snel bereikbaar en deelbaar maakt in To-Do-software, dwing je af dat actiepunten uitgevoerd3De kans op slappe excuses zoals 'ik heb de notulen niet gelezen' of 'ik heb niet begrepen dat ik dat moet doen' neemt enorm af. worden. Maak het niet moeilijk als het eenvoudig kan. Er is ontzettend veel software4Ideeënlijstje: Wunderlist, Outlook, Minute, ToDo die je hierbij kan helpen.

Voor de Verantwoordingsmiddelen kun je Word gebruiken, maar er zijn talloze andere opties die het leven eenvoudiger maken. Zoals bijvoorbeeld Evernote5Waarin je de tekst en bijlagen eindeloos kan doorzoeken, van tags en commentaar kan voorzien en met anderen kan delen, en ook nog eens op alle denkbare platforms werkt.

Wat gebruik jij om te notuleren? Suggesties voor software of apps? Deel je ervaringen in de comments hieronder.

Notes:
  1. Alles wat aan iemand kan worden toegewezen en moet worden uitgevoerd.
  2. Alles wat officieel moet worden opgeslagen, zoals besluiten van een bestuur, begrotingen of beleid.
  3. De kans op slappe excuses zoals 'ik heb de notulen niet gelezen' of 'ik heb niet begrepen dat ik dat moet doen' neemt enorm af.
  4. Ideeënlijstje: Wunderlist, Outlook, Minute, ToDo
  5. Waarin je de tekst en bijlagen eindeloos kan doorzoeken, van tags en commentaar kan voorzien en met anderen kan delen, en ook nog eens op alle denkbare platforms werkt