Iedereen kent de volgende uitroep:
‘Ja, maar ik bedoel het niet persoonlijk hoor..’
Dat wordt meestal gezegd om een potentieel conflict te bezweren. Een formule die maar beperkt werkt. Eigenlijk is het mislukte feedback. Want als je het niet persoonlijk bedoelt, hoe bedoel je het dan wel?
Menselijk communiceren
In de huidige organisatiecultuur proberen we om zo menselijk mogelijk te communiceren en samen te werken. Om elkaar als Mens, als Uniek Persoon te zien. Elkaar ook goed te leren kennen: heidagen staan bol van de werkvormen waarvoor tissues onmisbaar zijn.
Niks mis mee natuurlijk, maar zie je het ook terug in het teamresultaat?
Natuurlijk helpt het als je bij samenwerkingsproblemen bij elkaar op de juiste knoppen kunt drukken. Maar het is veel effectiever om te werken met rollen.
Daarmee bedoelen we dat we de persoon heel nadrukkelijk en consequent van de rol scheiden.
Wij zien elk sociaal contact altijd vooral als een contact tussen rollen
Communiceren vanuit rollen
In een gesprek kun je bijvoorbeeld telkens twee rollen tegenover elkaar zien zitten:
- Teamleider – medewerker
- Dokter – patiënt
- Docent -leerling
- Ambtenaar – burger
Die rollen worden natuurlijk ingevuld door mensen. De kunst van goede communicatie is om te handelen vanuit jouw rol die op dat moment geldt. Vanuit jouw eigen rol benader je je gesprekspartner dan weer in zijn rol.
Conflicten voorkomen
Onze ervaring is dat het meeste gedoe en de meeste conflicten ontstaan doordat de rollen niet duidelijk zijn gemaakt.
Dat gedoe lijkt vaak op een conflict tussen twee persoonlijkheden. Wij spreken liever over een rolconflict: onduidelijkheid tussen de twee rollen die met elkaar communiceren.
Als er een conflict is, is de eerste reflex vaak: neem maar een coach, of laten we teamsessie houden op de hei.
We merken dat dat zelden de oplossing is.
Het is veel effectiever om goed te kijken naar de inhoud van de verschillende rollen. Vervolgens breng je de spelregels voor de rollen in kaart.
Als je dat doet wordt feedback functioneel: de rollen in de organisatie ontwikkelen zich, terwijl de persoonlijke verhoudingen in tact blijven.
Role Based Management
Wij noemen dat Role Based Management.
Hoe ziet dit er uit in de praktijk?
Premier Rutte is voor ons de kampioen Role Based Management.
Als het kabinet vergadert strijden soms diverse rollen bij hem om voorrang: Voorzitter, Minister President, Aanvoerder van de VVD- fractie in het kabinet, Lijsttrekker.
En dan is er nog de goedlachse persoon Mark Rutte die de persoonlijke verhoudingen in zijn kabinet kameraadschappelijk wil houden.
In de NRC van 23 december 2016 wordt mooi beschreven hoe hij dat doet.
De verhoudingen in het kabinet zijn kameraadschappelijk. Ze hebben begrip voor elkaars standpunten en ze lachen veel. De PvdA’ers in het kabinet hebben dat wel anders meegemaakt, in Balkenende IV. Toen was de spanning vaak om te snijden.
Ze vinden het prettig dat Rutte de vergadering neutraal voorzit. Anders dan zijn voorganger Jan Peter Balkenende, zeggen zij, slikt de premier zijn partijpolitieke voorkeur in als het lastig wordt. Het draait er bij hem om een oplossing te vinden.
De vergaderingen in de Trêveszaal zijn formeel. Ze spreken elkaar aan met ‘u’ en ‘minister’. Vragen en interrupties doen ze, net als bij debatten in het parlement, altijd ‘via’ de voorzitter en ze spreken in een microfoon. Dat heeft een functie: zo kunnen ze politieke meningsverschillen en persoonlijke verhoudingen scheiden.
Na de vergadering gaan de ministers weer uit hun formele stand. Tijdens de lunch in de Statenzaal, die naast de Trêveszaal ligt, is het weer gewoon ‘Henk’ en ‘Bert’. De staatssecretarissen schuiven aan.
Er zijn broodjes en soms krijgen ze de restjes van de Indische rijsttafel die de VVD-bewindslieden de avond ervoor hebben gegeten bij hun vaste overleg.
Lees hier het hele artikel.
Kern van het verhaal
Alle deelnemers nemen niet alleen plaats in hun stoel. Ze nemen ook expliciet hun rol van minister in. Dus zeggen ze ‘u’ en ‘minister’ en spreken ze via de ‘voorzitter’.
Doel: Vallen? Dat nooit!
Middel: politieke meningsverschillen en persoonlijke verhoudingen altijd gescheiden houden.
Resultaat: een team dat het gestelde doel in de beoogde tijd realiseert.
Of je het daarmee eens bent? Dat is natuurlijk dan wel weer persoonlijk.
