Als je Googelt op ‘Agenda Vergadering Voorbeeld’, dan krijg je ongeveer 361.000 resultaten. Blijkbaar is het opstellen van een goede vergaderagenda makkelijker gezegd dan gedaan en wordt wat hulp hier en daar op prijs gesteld.

Vandaag daarom even een opfrisser: hoe zet je zo’n agenda Vergaderverkalking-proof in elkaar?

De vergaderagenda als glazen bol

Voor ons mensen is plannen een van de lastigste dingen die er is. We kunnen niet in de toekomst zijn. We kunnen niet voorzien dat iemand halverwege een agendaonderwerp een zijpad inslaat. En in welke glazen bol kun je zien of iemand tijdens de vergadering nieuwe informatie op tafel gooit waardoor de hele discussie opnieuw gevoerd moet worden?

Kortom, een agenda = plannen en plannen = vaak een gevalletje goed geluk.

Vertel een compleet verhaal

We kunnen dus niet vooruit kijken. We kunnen wel slim omgaan met onze vergadertijd en planning van de onderwerpen op de agenda.

Het geheim van een goed geplande vergadering zit ‘m in de voorbereiding en in de presentatie van de agenda.

Zorg dat elke vergaderagenda een zo volledig mogelijk beeld geeft.

Een agendapunt met de titel ‘Update Webconversie’ is een carte blanche voor mensen die van lange monologen houden. Want: hoe uitgebreid is zo’n update? Wat voor gevolgen heeft het voor de aanwezigen? Moet er iets worden besloten, of is het gewoon een verhaal om kennis te delen?

Zorg dat de agenda concreet is en dat per punt duidelijk is wat er moet gebeuren.

Houd bij het opstellen van de agende rekening met de volgende punten:

• Een concrete tijdsplanning (hoeveel tijd wil je aan het punt besteden?)
• Gebruik goede argumenten
• Maak van elk agendapunt een vraag die je gaat oplossen
• Schaf de rondvraag en WVTTK af
• Geef bij elk punt aan of het een Evalutie, Hamerstuk, Besluitvorming of Opinie is.

Download onze handige handleiding om een ijzersterke vergaderagenda op te stellen

Een uitgebreide handleiding om een Vergaderverkalking-proof agenda op te stellen kun je hier downloaden.

Tot slot: een goede agenda maakt dat je tijdsplanning betrouwbaar is. Er wordt besproken wat besproken moet worden. Daardoor wordt het zinvoller om de vergadering goed voor te bereiden en dat komt de kwaliteit en sfeer van je bijeenkomst ten goede. Dan kun je zomaar in een positieve vicueuze cirkel terechtkomen. Da’s ook wel eens leuk. 🙂

Welke tips heb jij om je agenda te verbeteren?