De laatste patiënt is weg en het dossier is bijgewerkt. De declaraties zijn ingevuld en de assistente heeft de polikamer opgeruimd. Dit is het moment dat de medisch specialist de overdracht doet en nog een paar dringende mailtjes afhandelt. Daarna loopt hij nog even langs bij zijn patiënten op de verpleegafdeling. Eind van de dag: tijd om naar huis te gaan. vergaderen in het ziekenhuis.

Het eind van de dag is alleen niet altijd echt het eind van de dag voor de meeste specialisten. Minimaal twee keer per week zijn er ‘s avonds nog late vergaderingen. Die duren vanaf een uur of 6 tot soms wel  10 uur.

Hoe zorg je er dan voor dat je na een werkdag nog fris en fruitig goed voorbereid een bijdrage kunt leveren aan een vergadering?

De vergaderpraktijk

Vergaderingen hebben geen goed imago: ze duren te lang, er worden geen beslissingen genomen en iedereen neemt uitgebreid de tijd om z’n mening mee te delen. Iedereen wil zijn ervaring over het agendapunt toelichten, de voorzitter wil collega’s te vriend houden en agendapunten worden doorgeschoven omdat men het nog niet eens is of omdat het anders echt te laat wordt.

En dan die agenda’s: medisch specialistische onderwerpen worden afgewisseld met vakgroep of organisatorische aangelegenheden en afgerond met welbespraakte rondvragen.

Herkenbaar?

En toch is het raar dat juist dokters niet optimaal vergaderen. Ze voldoen aan alle eisen voor een goede (vergader)professional: ze zijn gefocust, werken volgens richtlijnen en moeten snel beslissingen nemen op basis van veel verschillende informatie. Ze zijn gedisciplineerd, kunnen hoofd- en bijzaken scheiden en meestal kunnen ze helder en to the point communiceren.

En bovenal: ze maken in hun praktijk gebruik van de meest moderne hulpmiddelen en technieken om hun beroep state of art en effectief uit te kunnen voeren.

En bij dit laatste wringt de vergaderschoen.

Want als het om vergaderen gaat zijn er inmiddels heel wat tools en apps voorhanden die het gehele vergaderproces kunnen ondersteunen. Zowel bij de (individuele) voorbereiding, tijdens het vergaderen zelf en bij de uitvoering van besluiten.

De inzet van zulke tools neemt veel van de hiervoor genoemde ergernissen weg. Als je tenminste ook de bijbehorende mindsets aanzet. We noemen twee mindsets die in elkaars verlengde liggen.

Mindset I: werken aan een organisatie

Professionals werken niet alleen in een organisatie¹Als werknemer, maat of dokter,, maar ook aan een organisatie.

Veel ziekenhuizen worden steeds vaker gestuurd op kosten. De verantwoordelijkheid daarvoor wordt steeds meer bij professionals en vakgroepen gelegd. Maatschappelijk gezien worden ziekenhuizen juist afgerekend op resultaten en professionaliteit van de organisatie.

Je bent dus niet alleen meer medisch professional, maar ook organisatieprofessional met de daarbij behorende verantwoordelijkheden. Een tweespan dus, zoals een gezonde geest in een gezond lichaam.

Mindset II: verschillende rollen

Maak dus een onderscheid in rollen die je als professional inneemt. Dat zijn er in dit geval drie.

1. Je rol als medisch specialist: het vak, de inhoud;
2. Je rol als lid-van-een-professionele-organisatie: daarin werk je mee aan de verbetering van het medisch specialistisch bedrijf;
3. Je rol als ‘zelfstandig’ ondernemer: als lid van een economische eenheid (vakgroep, coöperatie, maatschap) waarin de zakelijke belangen van het individu of het collectief aan de orde komen.

Vergaderen in het ziekenhuis: 21st century proof

Als je deze mindsets toepast ben je niet meer alleen met je beroep bezig, maar ook met de context die nodig is om je beroep goed uit te kunnen oefenen. Daardoor is vergaderen niet langer een noodzakelijk kwaad, maar een manier om het uitoefenen van je beroep te optimaliseren. Iedereen in het team of de vakgroep wordt zo verantwoordelijk voor de organisatie van de zorg in het ziekenhuis.

Door vergaderen op deze manier te benaderen verdwijnen oude gewoontes om plaats te maken voor nieuwe, toekomstbestendige vergadersessies. Dat is een geweldig perspectief om aanstormend jong talent niet bij voorbaat alle hoop op zinvol samenwerken te ontnemen. En dan heb ik de secretaresses en vakgroepondersteuners nog geen eens genoemd.

Dit verhaal is een gastblog van Marja Fekken. Marja is vakgroepmanager bij het Amphia Ziekenhuis in Breda.