In alle klassieke vergaderhandleidingen wordt keurig omschreven hoe een rondvraag gehouden dient te worden. Hoe verloopt het, hoe wordt het genotuleerd en hoe zorg je ervoor dat mensen niet teveel van je tijd volpraten.

Maar nergens vraagt de schrijver zich af waarom die rondvraag eigenlijk bij het vergaderverhaal hoort.

Volgens ons hoort de rondvraag er niet bij. Daarom vandaag deel I uit de serie Vergadering Voorzitten: 3 redenen om hem af te schaffen.

1. Niemand weet waarom we het doen

We vroegen aan veel van onze vergadervrienden uit allerlei bedrijven en sectoren waarom er eigenlijk een rondvraag op hun agenda staat. Niemand kon ons een goed antwoord geven.

De rondvraag is een typisch gevalletje van ‘zo doen we dat nou altijd en zo hoort het nou eenmaal’. Zodra je zo’n uitspraak hoort moeten de alarmbellen gaan rinkelen. Dan gaat het over een overbejaarde traditie die afgevoerd mag worden.

Het vreet tijd en energie en is geregeld de oorzaak voor het uitlopen van de vergadering. Stel in je team dus eens de vraag: waarom zit die rondvraag nog in onze vergadering? (En schaf ‘m daarna af.. :-))

2. Het is voor mensen die zich niet hebben voorbereid

De rondvraag is hét moment voor de mensen die zich niet hebben voorbereid.

Je kunt dan namelijk, zonder dat je voor de vergadering iets hoeft te doen, een onderwerp op tafel gooien waar je iets van vindt. Het kan dan best een belangrijk onderwerp zijn, maar het is niet voorbereid en kan dus niet goed besproken worden.

De rondvraag is dus voor mensen die het concept ‘vergaderen’ niet snappen. Productieve mensen die weten hoe belangrijk vergaderen is schaffen hem af.

3. Het is niet effectief

Door een vraag te stellen in de rondvraag trek je andere mensen mee in een discussie die zich daarop niet konden voorbereiden. Daardoor worden het allemaal losse flodders.

Eigenlijk in het verlengde van het vorige punt: op het moment dat iemand nog even een paar onderwerpen op tafel slingert, moet iedereen daar weer op afstemmen. En dat gebeurt uiteraard preces op het moment dat iedereen naar huis wil. Wat bedoel je, waar gaat het over, wat is mijn rol in dit verhaal?

Door het onderwerp van tevoren aan te kondigen en op de agenda te zetten kan iedereen zijn mening erover vormen en kun je een onderwerp veel effectiever afhandelen. (Als het tenminste door de voorbereidingsclub* heen komt 🙂

Afschaffen dus, die rondvraag. Daar staan we vierkant achter.