Voorkom dat een meeting beleefd blijft

In een vergadering stelt Joke een onderwerp aan de orde dat niet op de agenda staat. Schot in de roos: iedereen heeft er een mening over en wil graag iets zeggen. Niemand grijpt in en er worden 18 kostbare minuten aan het onderwerp besteed. Dat was niet gepland en is ook onnodig beleefd.

Ik geef een voorbeeld van een vergelijkbare situatie. Hoe zorg je ervoor dat je iedereen bij de les houdt als iedereen beleefd wil blijven?

Voorbeeld van rollen tijdens een training

Ik gaf ooit een training over ziekteverzuim. Er waren 15 teamleiders bij de training aanwezig. Vanwege het onderwerp was de directeur P&O er ook bij.

We hadden de rollen verdeeld. Ik vervulde de rol van trainer, de teamleiders en de directeur zaten daar in de rol van cursist. Alle deelnemers gedroegen zich als voorbeeldige cursisten: ze deden actief met de training mee, stelden vragen en brachten praktijksituaties in.

Professioneel vergaderen

Dat ging goed, totdat de directeur vergat dat hij de rol van cursist innam. Hij werd weer even directeur P&O. Dat bleek toen hij een bekend directiebeleid nog maar eens haarfijn uit de doeken deed. Tot wie richtte hij zich tijdens die uitleg eigenlijk?

Blijkbaar niet tot de cursisten. Die straalden iets uit als: ‘dat weten we nu wel..’ In hun rol van teamleider waren ze namelijk al lang bekend met dat beleid. Het verhaal was ook niet voor mij als trainer bedoeld. Als trainer speel ik geen enkele rol in hun organisatie. Ik stond er eigenlijk voor spek en bonen bij.

Niemand greep in. Ook ik niet. Is dat erg?

Nou en of!

Van een training is op zo’n moment overduidelijk geen sprake meer. Iedereen verschuift naar een andere rol. Voor die rol zijn op dat moment geen spelregels afgesproken. Zo’n subtiele verandering van rollen is heel venijnig, het gebeurt vrijwel ongemerkt.

Nieuwe rol = nieuwe spelregels

Maar belangrijker: in die nieuwe rol worden weer nieuwe spelregels opgeroepen. De spelregels van de hiërarchie. Hier spreekt blijkbaar de directeur P&O tot zijn medewerkers. Tegenspraak is in hun organisatie ogenschijnlijk niet gewenst en omdat men beleefd wil blijven zegt niemand iets.

Ik greep niet in omdat ook ik beleefd wilde zijn. Ik gaf de directeur blijkbaar de gelegenheid om zijn verhaal te doen over het directiebeleid. In mijn achterhoofd speelde mee: ‘hij is wel mijn opdrachtgever’.

 

 Twee manieren van ingrijpen

Ik verzuimde op dat moment om in mijn rol als trainer iedereen weer bij de les te halen. Dat had ik op twee manieren kunnen doen.

 

  1. Ik had kunnen vragen of de directeur zich bewust was van zijn rolverandering en daarmee ook die van de anderen;
  2. Zo ja: welke meerwaarde had het betoog dan voor de training?

 

Op het moment dat je zo ingrijpt worden de deelnemers zich weer bewust van hun rol van cursist. Ze hebben dan wel ervaren hoe snel de hiërarchie het speelveld weer kan overnemen.

 

Voorkom dat een meeting beleefd blijft

Zorg er voor dat er in elke meeting en bijeenkomst 2 dingen duidelijk zijn:

de rollen én de bijbehorende spelregels.

 

Alle betrokkenen zijn dan verantwoordelijk voor het naleven van de spelregels. Mijn beleefdheid was in dit voorbeeld geen onderdeel van de spelregels en daardoor misplaatst. Ik had niet beleefd moeten zijn, maar feedback moeten geven op het gedrag. Dat vereist bewustwording, training en lef.

 

Geef een reactie