voorzitter

Waarom de directeur geen voorzitter mag zijn

Stel je eens een doodnormale managementvergadering voor. Of een teamvergadering, net wat je gewend bent. Aan tafel zitten wat managers en de directeur. Hoe vaak gebeurt het dan dat de directeur1Of lees hier: teamleider, afdelingsleider, manager, et cetera. automatisch de voorzitter van de vergadering is?

Behoorlijk vaak.

We zijn er geen fan van, van voorzittende directeuren of teamleiders. Want op het moment dat de directeur een vergadering voorzit, sluipt de hiërarchie van het bedrijf stiekem de vergadering binnen. En dat zorgt voor 3 problemen.

1. Directeur en voorzitter zijn twee rollen die niet samengaan.

Voor een soepel verloop van een vergadering is het handig om een voorzitter aan te wijzen. Echter, op het moment dat de directeur de voorzitter is, ontstaat al snel het risico dat hij vanuit z’n voorzittersrol in de directeursrol wordt getrokken. Dat gebeurt in een oogwenk, want alleen de inhoud van het gesprek kan er al voor zorgen dat hij ‘even als directeur moet reageren’. En meestal heeft niemand dat in de gaten.

De vergaderaars moeten op zo’n moment constant in de gaten houden of degene aan het hoofd van de tafel nou als directeur of voorzitter spreekt. Dat is verwarrend en leidt ook nog eens af van het gespreksonderwerp.

 baas-640x427

2. Met een directeur als voorzitter ontstaan al snel bilateraaltjes.

In onze praktijk zien we het regelmatig gebeuren: de directeur bevraagt tijdens de vergadering één voor één zijn medewerkers naar de stand van zaken van een project. Of hij spreekt ze ergens op aan. Er ontstaan bilateraaltjes2Bilateraal is een lelijk woord voor een 1-op-1-gesprek tussen bijvoorbeeld een directeur en zijn medewerker. Nog lelijker afgekort als 'bila'..

Zonder het in de gaten te hebben trekt de directeur zijn medewerkers daardoor in hun werknemersrol. Dat zorgt voor een verkeerde rol in de vergadercontext, want de werknemersrol is niet relevant tijdens de vergadering. De rest van de vergaderaars zit er dan voor spek en bonen bij.

Zonde van de tijd.

3. Het is een gewoonte waarover niet is nagedacht.

We zien vaak dat er niet bewust is gekozen voor een voorzittende directeur. Dat is misschien nog wel het grootste probleem. Als er wel bewust voor is gekozen is er meestal gewoon een goede reden voor, maar als iemand zegt dat ‘we dat gewoon altijd zo doen’, dan weet je dat er een vastgeroest patroontje in de vergadering zit.

Doordat er niet over nagedacht is hebben we de wisseling van rollen ook niet in de gaten. De vastgeroeste patronen die dan ontstaan zijn met elke vergadering moeilijker te doorbreken.

 Zonder dat je het in de gaten hebt wordt je dan van lid-van-de-vergadering in de rol van medewerker getrokken. En medewerkers spreken lang niet altijd hun directeur of leidinggevende aan (want dat kan zomaar vervelende gevolgen hebben). Niet zeggen wat nodig is, is killing voor de kwaliteit van een vergadering, dus dat moet voorkomen worden.

Hoe ga je met zulke vergaderingen om?

Directeur ≠ voorzitter

Het is belangrijk om in je team bespreekbaar te maken dat de directeursrol een andere rol is dan die van voorzitter. Die twee rollen moeten van elkaar gescheiden blijven als water en vuur.

Daarnaast is het belangrijk dat alle mensen die aanwezig zijn, daar zitten in de rol van lid-van-de-vergadering. Je zit er dus niet als werknemer, manager of wat voor functie dan ook. Iedereen is aanwezig als lid-van-de-vergadering. Als je dat met elkaar kunt afspreken verdwijnt de hiërarchie even uit beeld.

Rouleer het voorzitterschap

Daarmee wordt het ook eenvoudig om het voorzitterschap te rouleren. Dat heeft niet alleen invloed op het gedrag van de directeur, maar ook op het gedrag van de andere aanwezigen.

Dat levert ook nog eens de volgende 3 voordelen op.

  1. Iedere deelnemer ervaart bij toerbeurt hoe het is om voorzitter te zijn. Dat smeedt een gezamenlijke band, herkenning en teamgevoel. Je ontwikkelt ook competenties voor andere rollen die in andere situaties ook van pas kunnen komen.
  2. Er is geen verwarring of vermenging met andere rollen. Als je je bewust bent van je vergaderrol (lid-van-de-vergadering), dan gaat alle feedback en tegenspraak over de inhoud van de vergadering. Niet over functies of de mensen zelf.
  3. Het geeft een boost aan betrokkenheid: je moet als voorzitter de vergadering goed voorbereiden. Je bent dan én inhoudelijk op de hoogte én verdiept je in het groepsproces tijdens de vergadering. Dat is met name mooi als er mensen zijn die weleens ‘vergeten’ om zich voor te bereiden. 🙂

Natuurlijk mag de directeur soms wel directeur zijn in een vergadering. Dat gebeurt bijvoorbeeld als hij vanuit zijn functie een knoop moet doorhakken of een besluit moet nemen. Alleen dan mag de hiërarchie de vergadering even binnenkomen. Er gelden dan weer andere spelregels.

 Hoe is het voorzitterschap in jouw team of organisatie geregeld? Laat het ons weten onderaan deze pagina.

Notes:
  1. Of lees hier: teamleider, afdelingsleider, manager, et cetera.
  2. Bilateraal is een lelijk woord voor een 1-op-1-gesprek tussen bijvoorbeeld een directeur en zijn medewerker. Nog lelijker afgekort als 'bila'.