vergaderen_ultieme_teambuilding

Waarom vergaderen de ultieme teambuilding is

In Nederland geven we jaarlijks miljoenen uit aan teambuilding. Dat is een goede investering natuurlijk, want het geeft aan dat we samenwerking in het team belangrijk vinden.

Alleen: wat levert al die teambuilding nou eigenlijk op in de praktijk?

Wanneer werkt teambuilding eigenlijk?

Teambuilding is er voor om te zorgen dat mensen elkaar beter leren kennen en begrijpen, zodat de samenwerking beter wordt. Op gezond-verstand-niveau lijkt dat een logische redenering. Ik begrijp jou beter, dus kunnen we beter communiceren.

Maar ga je van oefeningen tijdens een training, retraite of heisessie inderdaad beter samenwerken? Wanneer kun je nu zien of de teambuilding heeft gewerkt?

Op korte termijn: de eerste dagen na een teambuilding zijn vaak wel prettig. Zeker als het inspirerend is geweest.

Op lange termijn: als we eerlijk zijn zakken die trainingen binnen de kortste keren weer weg. Overspoeld door al onze to-do’s en de waan van de dag.

Begrijpelijk, want zo werkt het nu eenmaal. Maar is het te voorkomen dat die dure trainingen binnen de kortste keren weer wegzakken?

Jazeker.

Team building needs maintenance

Elk nieuw gebouw heeft uiteindelijk onderhoud nodig. Simpel poetswerk aan de binnenkant. Iets geavanceerder schilderwerk aan de buitenkant. En na jarenlang intensief gebruik moet er zelfs soms wat aan de fundamenten gesleuteld worden.

Dat onderhoud gebeurt niet tijdens een jaarlijkse retraite of teamtraining. In een enkel geval wordt er pas opgeknapt als er iets instort; maar dan is het vaak al te laat.

Zo is het ook met een team: je hebt jaarlijks, maandelijks en zelfs wekelijks onderhoud nodig.

Maar ja, dat kost tijd. En waar haal je die vandaan?

Onderhoud tijdens je vergadering

Het mooie is: veel teams zitten al vaak samen aan tafel, elke week, of in ieder geval elke maand: tijdens een vergadering.

En laat de vergadering nu net de plek zijn waar we samenwerking kunnen zien gebeuren in de meest pure vorm.

  • We nemen besluiten
  • We geven feedback
  • We maken afspraken
  • We geven tegenspraak
  • We helpen anderen op weg
  • We luisteren naar elkaar
  • We stellen scherpe vragen
  • We vechten professionele vraagstukken uit
  • We bespreken problemen
  • We ontdekken elkaars kwaliteiten.

De vergadering is het ultieme moment om aan teambuilding te doen. Alleen: in veel gevallen schort het aan de fundamenten van de vergadering.

Dan is er ook geen optimale samenwerking mogelijk.

Oftewel: hoe goed je elkaar ook hebt leren kennen tijdens een teambuilding op de hei, helpt dat ook om hét samenwerkingsmoment van de week te verbeteren?

Wat heeft het voor zin als mensen zich niet voorbereiden, als er politieke spelletjes spelen, als er al besluiten zijn genomen voordat de vergadering gehouden wordt, als de helft van de mensen te laat komt, als mensen elkaar niet kunnen uitstaan en het allemaal ook nog eens lang duurt.

Lekkere teambuilding.

Schaven, bijsturen, reflecteren

Ik hoor regelmatig tijdens een teamcoaching: “we zijn geen team”.

Logisch, als er geen onderhoud wordt gepleegd.

Je kunt alleen een team zijn als je week na week, maand na maand en jaar na jaar het functioneren en samenwerken onder de loep neemt. Schaven, bijsturen, reflecteren. En dat lukt je nooit als je 1 keer per jaar eens een keer de hei op gaat.

Het lukt wel als je (desnoods met professionele begeleiding) je vergaderingen optimaliseert. Aan het eind van elke vergadering (in plaats van een rondvraag) een check-out1Tijdens een check-out geeft iedereen kort aan hoe de vergadering is ervaren, wat er volgende keer beter moet, wat je hebt geleerd of gewoon waarom het weer eens liep als een trein.check-out houdt. Om telkens weer te werken aan je vergadering, in plaats van alleen maar te werken in je vergadering.

Vergaderingen zijn niet alleen bedoeld om besluiten te nemen. Het is dé plek om samenwerking te perfectioneren. Want na het bouwen komt het onderhoud.

VERGADEREN ALS TEAMBUILDING

Notes:
  1. Tijdens een check-out geeft iedereen kort aan hoe de vergadering is ervaren, wat er volgende keer beter moet, wat je hebt geleerd of gewoon waarom het weer eens liep als een trein.