waarom vergaderen david allen

Waarom vergaderen we: tips van David Allen

David Allen is werelwijd bekend als de auteur van de bestseller Getting Things Done. Getting Things Done is een van de meestgebruikte methodes om zo effectief mogelijk alle TO-Do’s in je leven en werk te structureren.

In onze vorige video spraken we met David over hoe hij binnen de David Allen Company zijn vergaderingen vormgeeft met behulp van de organisatievorm Holacracy.

In deze tweede en laatste video spreken we met hem over de vraag: waarom vergaderen we, de grootste meeting killers en de voorwaarden voor een goede vergadering. Bekijk de film van het interview, of lees de samenvatting van het gesprek hieronder.

Wat zijn de grootste meeting killers bij klassieke vergaderingen?
De grootste meeting killer is dat je niet duidelijk bent over wat er bereikt moet worden binnen welke tijd.

Zelfs als we weten wat er bereikt moet worden, maar we spreken niet af binnen welke tijd dat moet gebeuren, dan weten we niet hoe we ons gesprek moeten inrichten om ons doel te bereiken. De meeste vergaderingen worden voor een standaard half uur ingepland, terwijl er misschien wel drie uur nodig is om het vergaderdoel te bereiken. Oftewel: een onduidelijk vergaderdoel is  een van de grootste meeting killers.

Vijf punten om te bepalen: waarom vergaderen we?

Ik hanteer altijd vijf punten die een aanleiding kunnen zijn voor een vergadering.

  1. Informatie verstrekken: ik wil je iets laten weten.
  2. Informatie verkrijgen: ik wil iets te weten komen.
  3. Brainstormen: we moeten samen nieuwe ideeën of mogelijke opties bedenken.
  4. Beslissen: we moeten nu een beslissing nemen.
  5. Warm menselijk contact: de verbinding die ontstaat als mensen bij elkaar komen.

Je kunt een vergadering hebben waar al die vijf punten in voorkomen. Maar het probleem is dat we met verschillende verwachtingen binnen komen, en dan botsen we. Dan is het niet duidelijk waarom je bij elkaar komt en wat je voor elkaar wil krijgen.

Denk je dat de manier van vergaderen verandert in de toekomst?
De virtuele wereld verandert zeker alles. Ons bedrijf is vrijwel volledig virtueel, we vergaderen bijna altijd met GoToMeeting of GoToWebinar, en dat verandert de manier waarop we met elkaar communiceren.

Maar vergaderingen zullen er altijd zijn. Als we over 100 jaar op Jupiter landen hebben we nog steeds een vergadering nodig om te bepalen hoe we er weer vandaan komen. Samenwerking en het aanboren van verschillende bronnen om een oplossing te vinden is altijd nodig. Alleen de manier waarop zal veranderen: het wordt virtueler en we moeten bepalen hoe we daar goed mee omgaan.

Ik ben pas bij Steelcase op bezoek geweest, en die werken aan een vergaderkamer waarbij de persoon op het scherm het gevoel heeft dat hij aan tafel zit, in plaats van aan het eind van de kamer waar normaal gesproken het scherm hangt. Daardoor breng je de virtuele wereld dichterbij, zodat je het gevoel hebt dat je er echt bij bent. De technologie wordt steeds beter, kijk alleen maar naar het feit dat wij hier samen zitten.

Denk je dat het belangrijk is dat mensen het gevoel hebben dat ze er echt bij zijn?
Ik denk wel dat dat helpt. Ik denk dat lichaamstaal veel invloed heeft op de communicatie. Als we met GoToMeeting werken zijn we beperkt tot 6 camera’s of webcams, en dus gaat er soms iemand aan de kant zodat we iedereen kunnen zien, en dat vinden we belangrijk. E-mail bijvoorbeeld zorgt ervoor dat er een deel van de communicatie verloren kan gaan.

Maar ik weet niet of er verder veel inhoudelijk is veranderd op vergadergebied, behalve dan dat de noodzaak voor vergaderen toeneemt als er verandering optreedt. Als er niets verandert en dingen op de automatische piloot gaan, heb je eigenlijk geen vergaderingen nodig. Er zijn heel wat mensen die alle standaardvergaderingen die ze hebben gewoon zouden moeten schrappen en alleen de vergaderingen inplannen die echt nodig zijn. Het gebeurt vaak genoeg dat mensen naar de wekelijkse vergadering gaan en gewoon de kudde volgen de vergadering in. Terwijl ze die wekelijkse vergadering alleen nodig was toen ze nog een startup waren, en nu is hij helemaal niet meer nodig. Misschien is zo’n vergadering nog maar 1 keer in de maand nodig. Maar het kan ook zijn dat je twee keer per dag moet vergaderen.

Beslissen wanneer en hoe vaak je vergadert en hoe je technologie gebruikt wordt belangrijk. Ik denk dat mensen daar beter in worden nu alles sneller gaat en mensen flexibeler moeten zijn als het gaat om wat ze doen in hun organisatie.