vergaderingen

Waarom de meeste vergaderingen nooit verbeteren

Wat zou de wereld er heerlijk uitzien als alle vergaderingen volgens plan verliepen. Iedereen op tijd, iedereen goed voorbereid, een zinvol overleg en volgens planning alle agendapunten afgehandeld.

Zulke perfecte vergaderingen zijn een uitzondering op de regel. Vraag het aan de mensen om je heen, of kijk naar je eigen vergaderingen: er is ongetwijfeld nog iets te verbeteren.

Maar dat gebeurt niet.

De meeste vergaderingen zijn al jaren hetzelfde. Ze zijn niet perse zinloos, maar ze leveren geen energie op en zijn niet zo productief en efficient als zou kunnen. Terwijl je altijd met professionele mensen om tafel zit die prima in staat zijn om efficient te overleggen.

En toch lukt het niet.

Hoe komt dat?

 

De meeste vergaderingen worden nooit beter omdat er alleen in en nooit aan de vergaderingen wordt gewerkt.

Werken in je vergadering is iets anders dan werken aan de kwaliteit van een vergadering. Er wordt zelden gereflecteerd op hoe het ging en wat er beter kan. Er wordt nauwelijks besproken wat goed vergaderen eigenlijk inhoudt.

Weten wat er beter kan is 1 ding. Dat ook daadwerkelijk doen is iets anders.

De meeste vergaderingen worden nooit beter omdat er geen geschreven spelregels zijn.

Zolang er geen geschreven regels zijn kun je geen actieplan maken om het gedrag in de vergadering aan te passen. Want je kunt blijven willen dat het beter gaat, maar dat gaat nooit gebeuren.

Dus hoe zorg je voor echte verandering?

 

1. Inventariseer de verbeterpunten
Dat hoeft niet lang en ingewikkeld. Laat iedereen een lijstje maken met de dingen die het meest storend zijn. Inventariseer en bepaal wat het eerste verbeterpunt is. Begin klein.

2. Plan een spelregelsessie
Tijdens de spelregelsessie maak je spelregels die helpen om het verbeterpunt aan te pakken. Het mooiste is om een gedragscirkel1Vrij vertaald naar de Habbit Loop uit het boek The Power Of Habit van Charles Duhigg, waarin hij diep ingaat op onze talloze gewoonten die we dagelijks vertonen. Die gewoonten worden getriggerd door een Cue, die leiden tot een Routine die leidt tot een beloning. Dat geldt voor zowel goede als slechtere gewoonten. te maken: trigger – actie – beloning.

Trigger
De trigger kan bijvoorbeeld zijn: iemand bespreekt privé-zaken tijdens de vergadering.

Actie
Spreek af welke actie dan in werking treedt: iemand is aangewezen om hier op te letten en zegt: ‘volgens mij is dit een privé-zaak, laten we teruggaan naar het onderwerp: de planning van het project.’

Het mooist is het als je hier de actie uitschrijft: zo hoeft niemand tijdens de vergadering te bedenken hoe je dit nou tactisch zegt. Tactisch is niet nodig: je werkt het script af, zoals je met elkaar hebt afgesproken.

Beloning
Beloning: de vergadering blijft on-topic en degene die heeft ingegrepen krijgt na afloop en bedankje voor het terugbrengen van de aandacht.

3. Plan een nieuwe spelregelsessie
Evalueer na bijvoorbeeld 1 maand of 3 vergaderingen wat er beter kan. Als het goed gaat pak je het volgende verbeterpunt aan.

Echte verandering moet je organiseren. In kleine stapjes. Verandering gaat over nieuw gedrag. Door tot op zinsniveau2Dat gebeurt ook bij vergaderingen in Holacracy, waar we eerder al over schreven. te beschrijven hoe de verandering plaatsvindt verandert het gedrag, ontstaan nieuwe gewoonten en kun je concreet verbetering zien.

Wil je ideeën voor punten die je in je vergaderingen kunt aanpakken?

Lees ze in ons boek Vergaderverkalking, dat je hier als eBook en hier als paperback kunt bestellen.

We begeleiden ook spelregelsessies bij teams. Bekijk hier hoe dat werkt bij onze Vergader-APK.

Notes:
  1. Vrij vertaald naar de Habbit Loop uit het boek The Power Of Habit van Charles Duhigg, waarin hij diep ingaat op onze talloze gewoonten die we dagelijks vertonen. Die gewoonten worden getriggerd door een Cue, die leiden tot een Routine die leidt tot een beloning. Dat geldt voor zowel goede als slechtere gewoonten.
  2. Dat gebeurt ook bij vergaderingen in Holacracy, waar we eerder al over schreven.