Lise van Oortmerssen promoveerde onlangs op haar onderzoek naar conversatiepatronen in bestuursvergaderingen. En daar gebeurt heel wat. In een interview met NRC geeft ze aan wat haar belangrijkste bevindingen zijn. Wij pikken er 2 uit.

 1. Een voorzitter moet ingrijpen

Lange monologen zijn slecht voor de effectiviteit. Als een verhaal te lang wordt moet een voorzitter ingrijpen. Als sprekers korter aan het woord zijn ontstaat er sneller een flow. Daardoor ontstaan gesprekken waar sneller beslissingen worden genomen en waar nieuwe ideeën ontstaan. Als een voorzitter niet ingrijpt wordt er dus een kans gemist. En duurt een vergadering langer dan nodig. Zonde van de tijd.

2. Een voorzitter moet alert zijn

In elk team zitten mensen die zich niet altijd zullen uitspreken. Het is aan de voorzitter om daar rekening mee te houden. Door die mensen te bevragen krijgt iedereen spreektijd. Dat is weer goed voor het vertrouwen in het team: ‘iedereen krijgt het gevoel mee te doen’.

Om die goede dialogen op gang te krijgen en te houden, is de voorzitter dus belangrijk. Maar ook het vertrouwen onderling is belangrijk. En daar denken we weer aan onze rollen. Er komen 2 aspecten naar boven die nogal eens onderbelicht zijn: iedereen in het team is verantwoordelijk en moet bewust zijn van zijn rol.

Het team is verantwoordelijk

Het woord vergaderen impliceert iets collectiefs. Dat betekent dat ieders bijdrage noodzakelijk is. En dat iedereen medeverantwoordelijk is.

In het onderzoek van Oortmerssen neemt de voorzitter een belangrijke rol in. Natuurlijk moet de voorzitter mensen de gelegenheid geven om te kunnen spreken, maar vergaderaars moeten dat dus zelf ook in de gaten houden. Je neemt deel aan een vergadering in het belang van je organisatie. Je bent geen bijzitter, maar lid van het team dat op dat moment vergadert.

 Wees je bewust van je rol!

Als het over vertrouwen gaat in een team, of het elkaar durven interrumperen, lijkt meteen weer in de persoonlijke sfeer getrokken te worden. Iemand durft dat wel of niet. Of je zegt iets niet omdat er persoonlijke belangen in het spel zijn.

Wij zeggen dan: je zit altijd als professional in een vergadering. Vergaderen is een vak. Je persoonlijke belangen, mening of gevoelens doen er op zo’n moment niet toe.

Om een tijdens een vergadering interventie te plegen heb je natuurlijk wat lef of ervaring nodig. Maar het is dan vooral noodzakelijk om bewust te zijn van je rol.

Als je dan in het belang van de organisatie bij een organisatie zit, dan hoort daar automatisch bij dat je altijd een opmerking maakt als iets bijvoorbeeld vergeten wordt, beter kan of juist niet kan. Dat doe je altijd onderbouwd. Dat is jouw verantwoordelijkheid die bij je teamrol hoort.

Als dat lukt ervaart iedereen een gevoel van betrokkenheid. Dan heeft vergaderen zin. Dat is precies de reden waarom je met een team samenwerkt: voor het belang van de organisatie. Niemand zit er voor zichzelf of zijn afdelingsbelang.

Je vergadert om je organisatie een stap verder te brengen.

Dus ja: een voorzittersrol is belangrijk. Maar daar mag het niet van afhangen. Elke bijzitter is een voorzitter in spé en moet dus initiatief nemen. En trouwens: op het moment dat niemand ingrijpt blijf je eindeloos vergaderen.

Al kan dat natuurlijk ook een doel zijn.